Política de tratamiento de datos

Razón social: FERRELUGUE S.A.S.
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1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo
dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013
y demás disposiciones complementarias y será aplicada por FERRELUGUE S.A.S respecto de la
recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que
constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal,
serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de
sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información
relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende
dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su
calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva
alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y
TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.
FERRELUGUE S.A.S, podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores,
incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto
(SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, de comunicación
creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los
productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el
fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo
campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por
FERRELUGUE S.A.S y/o por terceras personas.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de
FERRELUGUE S.A.S. i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o
descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales,
vinculadas, o subordinadas de FERRELUGUE S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro
país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí
indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad,
(ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y
(iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones
de FERRELUGUE S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los
bienes e instalaciones de FERRELUGUE S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en
cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será
utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, FERRELUGUE S.A.S no
procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista
autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o
agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer
nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan
servicios de mercadeo en nombre de FERRELUGUE S.A.S o a otras entidades con las cuales
se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión,
consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad;
(vi) que sea requerido o permitido por la ley. FERRELUGUE S.A.S podrá subcontratar a
terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando
efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se
proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, FERRELUGUE S.A.S
advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con
medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y
se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El tratamiento de datos personales en FERRELUGUE S.A.S se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer
a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener de FERRELUGUE S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley
y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la
autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FERRELUGUE
S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento
de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el
Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE
DE FERRELUGUE S.A.S.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su
causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean
objeto de tratamiento por parte de FERRELUGUE S.A.S:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén
bajo el control de FERRELUGUE S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al
menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de
las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización, Rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la
actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento,
de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según
las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Por
infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos
personales.
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia
de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos
antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su
identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO
SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las
personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE FERRELUGUE S.A.S.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que FERRELUGUE S.A.S. está
obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir
las siguientes obligaciones:
a) Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones
previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii)
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del
titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos
formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los
principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos
en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos
personales cuando ello sea procedente.
b) Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza
el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del
tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del
tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como
Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro
de los cinco (10) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los
reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
(vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información
en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre
procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular
información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido
ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley
para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de
la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
c) Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al
Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté
previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los
datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar
cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii)
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma
oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera
oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos
personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado
del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad
de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando
determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
d) Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las
eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la
administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, FERRELUGUE S.A.S
solicitará al titular del dato, su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando
la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos
automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la
conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se
solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron
origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que
rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que FERRELUGUE S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato
personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que
se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del
titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FERRELUGUE
S.A.S
Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea
razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a
las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables,
fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del
tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión
de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser
conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES DEL DATO PERSONAL.
El ÁREA ADMINISTRATIVA de FERRELUGUE S.A.S: Será la responsable de atender las peticiones,
quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el
numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el
titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o
reclamo de lunes a sábado de 7:30 a.m. a 5:30 p.m., al correo electrónico info@ferrelugue.com, o
llamar al PBX de FERRELUGUE S.A.S, 201 0808, o radicarla en las siguiente dirección que
corresponde a nuestra oficina principal Av Cll 6 No. 37 – 78, La petición, queja o reclamo deberá
contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta
incompleto, se requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción del
reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al
interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para
atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de
su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377
de 2013, FERRELUGUE S.A.S, procederá a publicar un aviso en su página web oficial
www.ferrelugue.com, dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la
presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares
de datos personales alojados en las bases de datos de FERRELUGUE S.A.S.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FERRELUGUE S.A.S
adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los
protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 10 de octubre de 2016, y entra en
vigencia a partir del día 20 de octubre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la
presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.ferrelugue.com
Atentamente,
FERRELUGUE S.A.S
DOMICILIO PRINCIPAL: Ac 6 No. 37 – 78 Bogotá D.C
AVISO DE PRIVACIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: FERRELUGUE S.A.S
DOMICILIO: Ac 6 No. 37 – 78
CORREO ELECTRÓNICO: info@ferrelugue.com
LÍNEA TELEFÓNICA NACIONAL PBX: 201 0808 Bogotá D.C